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Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

Un análisis efectivo: el primer documento crítico del proyecto

Una de las claves del trabajo del consultor es la capacidad de realizar en poco tiempo un diagnóstico adecuado de la situación de partida. En función del tipo de proyecto y de la naturaleza del cambio deseado, esta parte del trabajo puede llegar a ser decisiva para la consecución de los objetivos definidos. Así, una vez aprobada la propuesta, el equipo se pone en marcha para complementar la información recibida en las reuniones previas con el cliente, conocer los aspectos relevantes de la empresa y comprender mejor el problema en su contexto.

Tener acceso a la información adecuada y disponer de tiempo suficiente para analizarla se convierten en los factores más críticos para el éxito de esta fase del proyecto. A las dificultades de agenda para entrevistar al equipo directivo se suma la espera para recibir los datos pedidos a las diferentes áreas de la empresa, y los días pasan. Después de un par de semanas de iniciado el trabajo, la expectativa del cliente por conocer los resultados y las conclusiones del análisis empieza a ejercer una presión sobre el equipo que aumenta cada día, exponencialmente.

En este contexto, el consultor aprende dos lecciones importantes:

La primera es la necesidad de diseñar y estructurar previamente el diagnóstico. Un esfuerzo preliminar de identificación de las posibles causas del problema, teniendo en cuenta las diferentes dimensiones ya conocidas del caso, permite al equipo centrar mejor la búsqueda de información y ser más efectivo en su obtención. Con frecuencia, es posible definir una hipótesis de mejora realista, con base en la experiencia y los primeros datos, y construir una estructura argumentativa que oriente el proceso de análisis. El principio es simple: si quieres agilizar el trabajo, antes de pedir una determinada información, debes tener claro qué harás con ella. Pedir demasiada información genera rechazo en los equipos del cliente, y retrasa el proyecto.

La segunda lección es la utilidad de documentar todo desde el primer día, en formato presentable. Durante el diagnóstico, cada información relevante recibida es procesada y registrada en un proceso continuo de documentación. Existe una regla en la consultoría que obliga a estar siempre preparado para enseñar resultados parciales, observaciones y conclusiones, en cualquier momento que el cliente los pida. Al final, se trata de un servicio. Por ello, es importante asegurar un nivel mínimo de calidad en los borradores de documentos y los gráficos utilizados en el proceso de análisis. Con el tiempo, el consultor adquiere el hábito de generar todas sus notas y documentos internos de trabajo en el mismo formato que los informes finales. Una cuestión de eficiencia.

Al completar el análisis, o acercarse la fecha de la reunión prevista para la entrega del diagnóstico, el consultor revisa la estructura argumentativa que confirma la hipótesis de mejora inicial y diseña el documento de conclusiones. En la práctica, es muy difícil conseguir todos los datos previstos y disponer de suficiente información objetiva, para soportar en su totalidad los argumentos identificados al inicio del proyecto. Por este motivo, tener algún margen de tiempo antes de la entrega prevista ayuda a revisar la estructura, buscar algún dato adicional o ajustar la hipótesis a las conclusiones reales del trabajo realizado.

El objetivo es entregar un informe completo, que describa bien la situación de partida, explique el problema en su contexto y presente iniciativas de mejora realistas, sirviendo de base adecuada para la toma de decisión. El cliente siempre agradece cuando recibe un buen documento, con un análisis profundo y extenso del caso (más completo que el suyo), y con información adicional de relevancia. Un efecto bastante común es la utilización del informe para la comunicación interna de la necesidad del cambio y la promoción del debate entre las diferentes áreas de la organización.

Para el consultor, la presentación del documento de diagnóstico ofrece la oportunidad de comunicar su visión de la situación y consolidar su posición de interlocutor válido, confirmando el valor aportado por sus conocimientos y experiencia en el marco del proyecto. Es también su pasaporte para la siguiente fase.

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  1. […] primera prueba de la solución se realiza durante el análisis de la situación de partida, en la fase de diagnóstico que todo proyecto debe prever. Para agilizar el trabajo, es común orientar la toma de datos y la […]

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