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Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

Las plataformas de colaboración como facilitadoras de proyectos

Me parece curiosa la diversidad de realidades de un mismo concepto “el proyecto” a pesar de la coincidencia que obtendríamos en cuanto a la definición del término. La mayoría de personas tiene claro y entiende un proyecto como el conjunto de actividades y esfuerzo necesario realizar durante un periodo de tiempo para alcanzar un objetivo específico. Tiene un inicio y un final definido, por lo general limitado por fecha pero también puede ser por financiación, entregables, recursos o medios disponibles con el propósito de lograr un resultado que cubra una necesidad, resuelva un problema, logre un cambio beneficioso o bien genere valor añadido.

A pesar de la diversidad de tipos de proyectos, resultados, disparidad de objetivos, recursos, metodologías y herramientas utilizadas, es común encontrar las mismas problemáticas y dificultades a la hora de realizar proyectos.

La vida en proyectos tiene sus características y dificultades. A quienes trabajan en proyectos les sonarán porque las habrán oído muchas veces expresiones del tipo: no tengo recursos para hacerlo, me han asignado otras prioridades, mi equipo esta sobresaturado, no me han informado de este tema, me han cambiado los objetivos, esto no forma parte de las obligaciones del área, de estas actividades se ocupa otro departamento, otro cambio en la dirección veremos a ver qué pasa ahora, etc…la lista puede ser muy larga. Muchos de los problemas que dificultan el logro exitoso de los proyectos tienen su origen en alguno de estos temas:

* Problemas de comunicación
* Problemas de relación entre los miembros del equipo (interno, con el cliente o con los proveedores)
* Problemas de gestión de recursos
* Dificultades técnicas
* Diversidad de criterios
* Falta de uniformidad en el establecimiento de prioridades
* Constante continuidad de cambios
* ….

Cada vez son más las empresas que trabajan por proyectos y demandan una  gestión de proyectos efectiva y con menos recursos. La necesidad de jefes de proyecto eficientes crece y un número considerable de profesionales se encuentra ante la posibilidad de gestionar proyectos por primera vez.

El groupware o trabajo colaborativo

Cuando me contrataron en la primera multinacional en la que he estado, entre a trabajar en un departamento denominado “groupware” del que no tenía ni idea de lo que significaba el término. De forma general, podríamos decir que “el groupware” o también llamado “trabajo colaborativo” es un programa informático (software) que en particular permite a las organizaciones comunicar, colaborar y coordinar procesos clave de negocio. Facilita el trabajo en grupo integrando en un único entorno de trabajo a múltiples usuarios que pueden estar distribuidos en distintas ubicaciones y conectados a través de una red.

Ha llovido mucho desde aquel primer sistema con el que empecé a trabajar basado en herramientas de trabajo en equipo y flujo de procesos, la aparición de las intranets (redes interna) para la comunicación y colaboración interna entre los empleados de la propia empresa que evolucionaron a extranets (redes externa) donde se amplía el alcance de la red y se incluye a clientes y proveedores. El inicio de las plataformas de e-business para el intercambio de productos y servicios entre empresas, los sistemas de gestión documental originariamente para compartir documentación y que se han desarrollado y convertido en sistemas de gestión de contenidos y gestión de conocimiento, en la actualidad.

Las plataformas de colaboración han sido creadas precisamente para ofrecer alternativas de solución a las siguientes necesidades:

* Comunicarse, bien sea entre los miembros internos del equipo, bien sea con otras áreas de la propia organización, con el cliente o con proveedores externos
* Cooperar en el desarrollo de un trabajo específico, tema, actividad, documento
* Coordinar el desarrollo de actividades, planificar, secuenciar, priorizar, establecer criterios y procesos de trabajo

Todas ellas, independientemente de la tecnología utilizada disponen de herramientas que favorecen la comunicación desde el chat como mensajería instantánea, pasando por el correo electrónico como mensajería asíncrona o sistemas de comunicación e interacción más grupales como los foros. Utilidades para el intercambio de información, compartición de documentación, creación de procesos de trabajo y asignación de reglas de operación.

Permitiendo que el equipo que trabaja conjuntamente en un proyecto conozca y pueda consultar la planificación, la asignación de recursos a las distintas actividades, la relación entre las actividades y el impacto y afectación en los retrasos. Tenga acceso a la organización del equipo del proyecto para saber a quién dirigirse, como y cuando está disponible. Pueda participar en la elaboración conjunta de los entregables, utilizar adecuadamente las versiones de la documentación, diferenciar los estados de la misma, conocer los cambios realizados e incluso trabajar conjuntamente en el mismo documento. La creación de contenidos y compartición de conocimiento bien sea a través de blogs o construcción de wikis es un ejemplo de plataformas colaborativas en la actualidad.

Por todo ello concluyo que las plataformas de colaboración son “facilitadoras de proyectos”  y recomiendo utilizarlas. Ya es suficientemente complejo y difícil lograr el éxito en los proyectos así que una ayuda siempre es bienvenida!

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