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Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

Viviendo en proyectos: cada propuesta, una nueva esperanza

La reunión con el cliente fue muy bien, la oportunidad es real y debes aprovecharla. Después de casi dos horas de conversación y debate, sales con la sensación de haber causado una muy buena impresión. Al final, has conseguido alcanzar tu objetivo: el cliente te pidió una propuesta. Ahora te toca arrancar este pequeño “proyecto antes del proyecto”, y preparar una propuesta ganadora.

Muchos clientes no tienen idea del esfuerzo que representa la elaboración de una propuesta de consultoría. Funciona realmente como un proyecto preliminar, incluyendo los principales elementos que uno espera encontrar en este tipo de proceso: el uso de una metodología, la definición y gestión de un equipo de trabajo, la planificación y seguimiento del proceso y la preparación de un documento entregable final. En los casos más complejos, traspasa los límites del área de responsabilidad del consultor, exigiendo la participación de equipos de otras áreas y hasta de diferentes empresas en un proceso coordinado, con todo lo que esto puede implicar.

En la práctica, la propuesta del consultor es un pedido formal de trabajo. Es la oferta de su dedicación, durante un periodo determinado, para ayudar a dar respuesta a una demanda real detectada. Su aprobación por parte del cliente representa un contrato de trabajo, y unos meses de retribución asegurada. Por ello, desde muy pronto en la carrera el consultor aprende la importancia de las propuestas y participa activamente en su elaboración.

Desde un punto de vista comercial, la propuesta representa la principal oportunidad de demostrar los conocimientos relevantes al caso, despertar el interés del cliente para trabajar con el equipo consultor y sugerir una forma realista de diseñar y ejecutar el proyecto para generar los resultados deseados. No debemos olvidar que el proyecto será siempre del cliente, así que la clave para el consultor es cualificarse como ayuda válida. Si además consigue sugerir un enfoque innovador y diferenciado, puede hacerse indispensable para realizar el proyecto.

Por este motivo, siempre que posible, el consultor debe aprovechar la oportunidad y empezar a ayudar antes mismo de tener el proyecto aprobado. Una propuesta ideal aporta valor al cliente en el propio diseño de su proyecto, en la definición del enfoque de trabajo, la metodología a seguir, el alcance de cada fase prevista, la organización del equipo y de un plan de trabajo viable, que se adapte tanto a los condicionantes del cliente, como del equipo consultor.

En todo caso, para ser efectiva, creo que la propuesta debe al menos contener estos cuatro módulos principales:

La comprensión del caso: El consultor debe repetir con sus palabras el caso presentado por el cliente en la reunión, sus antecedentes y los motivos que llevaron a pedir ayuda externa. Con esto, indica su nivel de comprensión del problema y contrasta sus principales aspectos. Saber describir el problema y la necesidad de cambio de forma coherente con su propuesta de solución, o el enfoque que será presentado más adelante en el documento, facilita la justificación del encaje de su oferta. Este módulo termina con la concreción de los objetivos que el cliente espera conseguir con el proyecto.

Las ideas para la solución: La propuesta debe ofrecer alguna indicación de cómo el consultor solucionaría el problema, o cómo haría para ayudar al cliente a conseguir sus objetivos. Es la parte más creativa e innovadora de la propuesta, que debe comunicar su nivel de conocimientos y motivar al cliente a contar con su apoyo. También debe recomendar la metodología y proceso a seguir, indicar qué trabajo será realizado en cada fase y planificar los hitos básicos de seguimiento y entrega de resultados.

La calificación del equipo: En el documento de la propuesta debe quedar claro que el equipo propuesto es capaz de realizar el proyecto. Aunque hay diferentes formas de transmitir este mensaje, normalmente se incluye un resumen del perfil profesional y la experiencia de los diferentes miembros previstos para el equipo. También es útil sugerir una organización para llevar a cabo el proyecto, que frecuentemente integra los miembros del equipo del cliente que deben participar en ello.

Los condicionantes del proyecto: Cada caso sufre la influencia de factores específicos que condicionan el trabajo, y que deben ser conocidos y debatidos antes de iniciar el proyecto. Por ello, es típico incluir una lista de “factores críticos de éxito” en el documento de propuesta, como una forma de mitigar los riesgos que pueden comprometer el proyecto, por ejemplo, si el equipo del cliente no colabora o si efectos externos obligan a replantear el enfoque. También es el momento de presentar las condiciones que el consultor establece para poder ayudar, entre ellas el propio precio del proyecto.

Todo esto resulta en un documento muy útil para el cliente. En primer lugar, porque establece un marco muy concreto para la colaboración con el consultor (con frecuencia asumiendo el papel de contrato, tras su aprobación), y en segundo lugar, porque ayuda a definir de forma mucho más clara su propio proyecto. Un proyecto con ayuda de consultores siempre está bien documentado, la condición básica para dar identidad al esfuerzo en la organización. Es un documento fundamental para construir el “business case” del proyecto, estimando el retorno de la inversión que justifica la iniciativa. Un apoyo importante para la toma de decisión.

No hay duda de que el documento de propuesta es un componente crítico del proceso comercial en el negocio de consultoría. Por este motivo, es común que las consultoras dediquen mucha energía en la definición de un modelo estándar de documento y de proceso para su elaboración (aunque no siempre forman bien a sus equipos en ello). En la consultoría de sistemas de información, es también frecuente especializar equipos para este trabajo, creando grupos de preventa. En cualquier caso, es siempre interesante observar todo el proceso que se pone en marcha, a partir del momento en que el cliente pide una propuesta. Y la inversión que representa para el consultor, sin ninguna garantía de retorno.

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