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Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

Lanzando con éxito proyectos internos de mejora

No sé si también te pasa a ti, pero siempre he tenido la inquietud de proponer ideas de mejora en las empresas y organizaciones en las que he trabajado. Estoy convencido de que dentro de cada empleado hay un consultor interno en potencial, y comprendo porqué todos los modelos conceptuales basados en la mejora continua defienden la necesidad de involucrar a todo el personal en el proceso. Sin embargo, vencer las barreras a los proyectos internos no es fácil, y muchas empresas tienen todavía una asignatura pendiente para desarrollar sus capacidades internas y poder diseñar y gestionar con efectividad sus proyectos de mejora y cambio.

Imagina que has tenido una idea importante de mejora para tu empresa, pero que te parece tan grande que no la puedes llevar a cabo solo por tu cuenta. Imagina que la presentas a tu jefe en un momento informal, y te hace caso. Y te comenta que debe hablar con su propio jefe, porque seguir adelante exige la participación de otros departamentos (y sale fuera de su presupuesto). Si es realmente importante, ¿le puedes ayudar en ello? ¿Cómo preparar la presentación y argumentación de la idea, para que la dirección apueste por ella?

Ahora imagina que has finalmente conseguido ayudar a tu jefe a convencer el comité directivo a seguir adelante. Tu jefe estará contento de haber propuesto algo importante e interesante, y tú habrás conseguido visibilidad en el nivel más alto de la empresa. ¿Y qué? Lamentablemente, en muchos casos el tema se acaba aquí, con todos contentos y la idea incluida en una lista de puntos debatidos que algún día volverán a la agenda. Pero no, no en este caso. Tu inquietud te lleva a vencer esta dificultad, y ofreces tu apoyo en el diseño en detalle del proyecto que permitirá llevar a cabo la idea.

¿Cómo definir en detalle este proyecto? ¿Quién estará en el equipo, y cómo será organizado? ¿Podrás liderar tú, o tendrás que pasar la responsabilidad a otra persona? ¿Será interesante para ti, participar en el proyecto? Y después de todo definido, ¿será posible conseguir la aprobación final de la dirección, con la asignación de los recursos y la prioridad necesarios?

Si trabajas en una organización tradicional, con una estructura funcional rígida en la que cada jefe solo responde de su parte de la cadena de valor, probablemente estarás pensando en estos momentos más en las dificultades, que en los beneficios que esta oportunidad te puede generar. Y estarás realmente pensando en tu situación, ¿no? Bueno, seguramente te importa mucho el avance de la empresa, y que tu idea sea puesta en marcha, pero también te gustaría beneficiarte de ella, ¿no? Es humano, como mínimo, desear que tu contribución sea reconocida y que te ayude en la carrera.

Por todo ello, es fundamental que las empresas desarrollen mecanismos capaces de promover el diseño y la gestión efectiva de los proyectos internos de cambio y mejora. Es la única salida en nuestro entorno globalizado, en el que la innovación es urgente, la mejora de la competitividad exige repensar los procesos de trabajo y las personas deben poder y querer aportar mucho valor a la organización. Con base en mi experiencia en la profesión de la ayuda externa a proyectos, la consultoría, creo que establecer condiciones favorables a la realización de proyectos internos en la empresa es un objetivo bastante alcanzable.

El camino que has seguido arriba es, en verdad, el mismo camino que un consultor sigue, desde el primer contacto con su cliente potencial hasta el arranque del proyecto aprobado. Son pasos abiertos a toda persona que quiere promover una idea, aunque es verdad que el consultor ya sabe de antemano que tendrá un beneficio personal por el esfuerzo, el proyecto es su proceso fundamental de trabajo y la base de su desarrollo profesional. Si substituyes “consultor” por “persona comprometida con la mejora de la empresa” y “cliente potencial” por jefe, o “cliente interno”, el modelo de trabajo es muy similar. En este sentido, aquí tienes mis recomendaciones basadas en el trabajo del consultor para conseguir lanzar un proyecto interno:

1. – Realizar visitas “comerciales” a las diferentes áreas de la empresa para contrastar tus ideas, conocer la realidad y las dificultades, y desarrollar una red de contactos;
2. – Preparar un enfoque atractivo y sólido para sugerir tu solución al problema identificado, o la mejor forma de aprovechar la oportunidad detectada;
3. – Promover una reunión de presentación y debate de la idea, en la que estén los miembros del equipo directivo que pueden aprobar y viabilizar la realización del proyecto;
4. – Definir previamente un equipo sugerido para el proyecto, que sea operativo y esté motivado para contribuir al éxito del proyecto;
5. – Planificar el trabajo de forma realista, incluyendo reuniones de seguimiento periódicas en los hitos clave, con un “checklist” de los resultados (y “entregables”) esperados;
6. – Realizar una reunión formal de arranque del proyecto, que permita comunicar a la organización la importancia del trabajo, y conseguir el compromiso del equipo.

Si consigues llegar bien a este punto, el proyecto tendrá una identidad mucho más clara en la empresa, aumentando considerablemente su probabilidad de éxito. Y tú estarás mucho mejor posicionado para liderarlo, o participar activamente en ello. Los más de 50 proyectos de cambio que he visto arrancar de esta forma han conseguido avanzar hasta el final. También es cierto que esto no garantiza que los resultados sean los esperados, y surgirán barreras adicionales en el camino. El proyecto acaba de empezar, y surge el momento de aplicar la metodología básica de la consultoría al proyecto interno. Pero esto queda para otro día.

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