Blog

Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

La presentación: un producto clave del consultor

Las presentaciones son muy importantes para el profesional de la ayuda externa, y uno de sus productos mas tangibles. En nuestro programa de formación de consultores, intentamos dejar bien claro que para poder ayudar de forma efectiva, un consultor debe aprender a elaborar documentos, realizar presentaciones y dirigir reuniones de trabajo. El éxito en la consultoría depende de la capacidad de influenciar y persuadir, y naturalmente de informar, por lo que saber presentar es fundamental. Y para practicar, promovemos una sesión de Pecha Kucha en el programa, en la que los participantes presentan su portafolio de servicios, el informe de un proyecto o un enfoque de propuesta.

En esta oportunidad divertida de probar una presentación y contrastar ideas con los compañeros y profesores, aprovechamos para repasar los factores críticos de éxito aprendidos en el programa. Entre ellos, destacamos la estructuración piramidal del mensaje y el hilo conductor de la presentación, que debería permitirnos contar una historia atractiva. Y nos damos cuenta de que esto no es trivial.

Creo que todos hemos estado en presentaciones que no han conseguido despertar nuestro interés, o transmitir un mensaje claro. Para el consultor, esto puede ser crítico. Hay pocas situaciones más frustrantes que no conseguir transmitir al cliente que tu idea de solución es la más adecuada a su problema, y que tú eres la persona más indicada para ayudarle, cuando estás totalmente convencido de ello. Especialmente después de dedicar mucho esfuerzo en preparar una propuesta excelente, que te hace estar seguro del valor aportado. Un documento que el cliente posiblemente no leerá en profundidad. Una oportunidad perdida.

O en la entrega de un servicio, cuando el cliente deposita toda su expectativa en la presentación del consultor, que pone a prueba el resultado de meses de trabajo y condiciona la posibilidad de continuar el proyecto. Una presentación que debe convencer al resto del comité directivo, o al personal reunido en la sala de actos, de que el camino propuesto les llevará al éxito en el proceso de cambio. Es mucha responsabilidad.

En la profesión de la ayuda externa a proyectos, no podemos subestimar la importancia del evento. Mi propia experiencia, después de más de 25 años haciendo presentaciones de proyectos, me lleva a respectar mucho este aspecto de la profesión. Todavía llevo las cicatrices de las presentaciones poco efectivas, de las oportunidades perdidas.

Por este motivo, y pensando en las dudas surgidas en nuestra última sesión de presentaciones y debates, aquí tienes mis recomendaciones para preparar con éxito los cinco tipos de presentaciones más comunes en la profesión de la ayuda externa:

1. – El portafolio de servicios ofrecido por el consultor, empleado para introducir la reunión de toma de contacto. Dado que esta es una presentación comercial, el cliente ya está preparado para recibir un mensaje que promocione el trabajo y las virtudes del consultor. Por ello, prepara una presentación amena y pragmática, y adapta la sesión a la situación encontrada. Puede que tengas la oportunidad de presentarla a varias personas en una sala de reunión, o que estés solo con el cliente, delante de su mesa de trabajo. Y ya que conoces tu mensaje muy bien (¿no?), intenta memorizar la presentación para tener un dominio completo de su contenido y ajustar el volumen de información y el ritmo con tranquilidad. Es una oportunidad importante de comunicar un mensaje diferenciado, de despertar el interés del cliente y de orientar la reunión para la identificación de un posible proyecto, de un problema del cliente que el consultor sea capaz de solucionar;

2. – La propuesta de proyecto, en la que el consultor presenta su enfoque de solución y define las principales características del trabajo. En este caso, la estructura lógica de la presentación debe comunicar de forma clara que el consultor entiende el contexto y el problema, recomienda un camino adecuado para buscar una solución y propone la definición de un proyecto realista, con equipo y plan de trabajo. El contenido de la presentación debe responder a las dudas e inquietudes del cliente, y la forma de transmitir el mensaje debe demostrar la seguridad y competencia del consultor. El cliente observa su estilo de trabajo, su rigor en la preparación y su flexibilidad en los ajustes, su nivel de atención, su empatía;

3. – El resultado de un diagnóstico y los informes del proyecto, en los que el contenido técnico tiene el protagonismo. Aquí el consultor debe intentar llevar el cliente de la mano, a través de datos, gráficos y toda la información que sea relevante para soportar las conclusiones del equipo de trabajo. Es fundamental diseñar un hilo conductor claro, construido sobre una estructura lógica de argumentación orientada al objetivo perseguido. Con frecuencia, la presentación es parte de la evaluación del trabajo, y el consultor busca la aprobación de sus conclusiones y recomendaciones;

4. – La presentación final de comunicación de los resultados del proyecto, normalmente revisados de antemano con el cliente, que ya conoce su contenido principal. En este caso, el objetivo más común es la comunicación del proyecto a otras personas, a los “stakeholders”, al personal de la empresa, a los proveedores y a otras empresas. Su carácter es informativo, por lo que el consultor debe ser conciso y fundamentar bien sus mensajes. Además de atractiva y bien estructurada, la presentación debe servir de plataforma de comunicación del propio cliente, el verdadero protagonista y responsable del proyecto;

5. – La ponencia en seminarios y conferencias. Aquí ya no se trata de en un caso particular del trabajo de los consultores, y entran en acción las reglas tradicionales de la retórica, aplicadas a los eventos públicos profesionales. Por su naturaleza informativa y su objetivo frecuentemente comercial, su impacto deja de ser crítico para un proyecto concreto e incide sobre la imagen general del consultor. Y su marca personal.

Por todo ello, recomiendo dedicar bastante tiempo y atención al diseño y preparación de la presentación. No es un misterio ni exige un talento especial, y existen muchas referencias excelentes para ayudarnos a desarrollar nuestra capacidad de presentar y hablar en público. Merece la pena estudiar un par de ellas, para adquirir una visión general del tema y comprender sus técnicas. Y practicar, siempre que posible. La buena noticia es que es perfectamente posible aprender a realizar presentaciones efectivas. No se trata de ofrecer un espectáculo, sino de simplemente conseguir transmitir el mensaje que quieres, en un evento que está bajo tu control.

2 Trackbacks

  1. […] consultoría, para poder ofrecer una ayuda efectiva desde fuera, es una profesión de documentos, presentaciones y reuniones. Tres componentes que sirven al mismo tiempo de herramientas de trabajo y de productos […]

  2. […] estas líneas he comentado con frecuencia que la consultoría es una profesión de documentos, presentaciones y reuniones. Tres elementos que son al mismo tiempo productos y herramientas de trabajo del […]

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Últimas entradas

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga una mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.

ACEPTAR
Aviso de cookies