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Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

Kick-off: Aprovecha al máximo el arranque del nuevo proyecto

En diversas ocasiones he comentado que la consultoría, para poder ofrecer una ayuda efectiva desde fuera, es una profesión de documentos, presentaciones y reuniones. Tres componentes que sirven al mismo tiempo de herramientas de trabajo y de productos “entregables” al cliente. El consultor debe aprender a utilizarlos bien, desde el primer día. Y todo proyecto tiene un primer día: La reunión formal de arranque, más conocida en las empresas de consultoría como el “kick-off”.

En principio, esta es una reunión que no debería tener ninguna trascendencia. Su objetivo típico es comunicar, mantener informado al equipo de la empresa, presentar el equipo consultor y marcar el inicio formal del trabajo. Sin embargo, si sabemos utilizarla bien, la reunión de kick-off puede funcionar como una fuerte palanca de cambio, ayudando al equipo en los primeros pasos. Como mínimo, ayuda a dar una identidad clara y visible al proyecto que se inicia.

Para el equipo que lidera el proyecto, la reunión ofrece la oportunidad concreta de:

Comunicar formalmente, y en un formato directo, el inicio del proyecto y aclarar sus objetivos a los principales agentes de poder en la empresa y al equipo interno;
Presentar el enfoque de trabajo acordado a las personas clave de la organización y verificar su reacción inicial y nivel de aceptación de las ideas iniciales propuestas;
Presentar el plan inicial del trabajo, con los principales hitos previstos y el plazo total de realización, asumiendo un compromiso público con los directivos de la empresa y, al mismo tiempo, adquiriendo su compromiso de apoyar a la iniciativa;
Arrancar el trabajo del comité de seguimiento del proyecto, involucrando a sus miembros en la supervisión del proyecto desde el primer día, y enviando un mensaje a los asistentes que el proyecto está avalado por la dirección;
Comunicar el esfuerzo esperado de cada uno de los miembros del equipo y las reglas de juego para el trabajo en el proyecto, estableciendo un marco de compromiso y motivación para el esfuerzo conjunto;
Introducir los primeros pasos del proyecto, en la fase de análisis, preparando el terreno para la toma de datos y planificando en detalle las primeras entrevistas con el equipo directivo de cada área.

En este contexto, creo que es bastante fácil ver el impacto potencial de la reunión de kick-off. Por ello, recomiendo siempre invertir tiempo en su preparación, aprovechar la oportunidad. El retorno para el equipo de proyecto puede ser inmediato:

1. – Observación de la reacción a las ideas preliminares, de las personas que pueden empujar o bloquear las actividades necesarias;

2. – Adquisición del compromiso visible de directivos poco simpáticos al proyecto;

3. – Asignación de legitimidad al equipo del proyecto, que a partir de la reunión “existe” como una unidad organizativa temporal en la empresa;

4. – Definición de las primeras citas para las entrevistas a directivos de difícil acceso;

5. – Identificación de las primeras barreras al proyecto, las áreas de resistencia potencial;

6. – Conexión con las personas que quieren apoyar al equipo y que parecen desear el cambio;

Finalmente, para un equipo consultor que hasta este momento no había tenido oportunidad de hablar con más personas de la organización de su cliente (una situación frecuente), la reunión permite escuchar otros puntos de vista y percibir mejor cómo respira el equipo directivo. Es una buena ocasión para detectar diferencias entre la visión del cliente y la realidad aparente en la empresa, y ajustar el enfoque de trabajo para los primeros pasos.

Para ser sincero, no es fácil establecer en esta primera reunión un clima de suficiente confianza para un debate abierto de visiones y percepciones. Con frecuencia, las restricciones de tiempo y las diferentes “agendas” del equipo directivo no permiten romper el clima formal de una simple sesión de comunicación interna. No obstante, cuando consigues romper el hielo y transformar esta reunión en un verdadero “workshop”, el resultado es fascinante. Puedes centrar mucho mejor las ideas, reducir la incertidumbre en la organización y multiplicar las probabilidades de éxito del proyecto. Merece la pena intentarlo.

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