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Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

¿Cómo diseñar reuniones efectivas? Claves para tu proyecto

En estas líneas he comentado con frecuencia que la consultoría es una profesión de documentos, presentaciones y reuniones. Tres elementos que son al mismo tiempo productos y herramientas de trabajo del consultor, que debe aprender a utilizarlas de forma efectiva para poder ayudar a su cliente. Un consultor reconoce muy rápido que las reuniones son parte fundamental del trabajo. Sin embargo, al otro lado de la mesa, su cliente con frecuencia las considera una distracción de su “verdadero trabajo”. Y sueña con días libres de reuniones.

Es comprensible que para muchos directivos sometidos a una agenda torturante de reuniones y comités, sea prácticamente imposible ver a la reunión como una actividad positiva. Hay desgaste, y una reunión larga y “poco productiva” genera una fuerte sensación de frustración. En muchos de mis proyectos, he conocido a directivos que pasaban casi todo el día en reuniones, todos los días de la semana, y que se quejaban de no tener tiempo para hacer “su trabajo”. Es cierto que hay distorsiones y casos extremos, pero en mi opinión algunos de ellos se estaban equivocando. Muchos ejecutivos no se dan cuenta de que las reuniones son precisamente “su trabajo”. Son el teatro de operaciones de la gestión, el foro de los debates estratégicos y el verdadero centro de comando de las organizaciones y proyectos.

Por ello, más que luchar contra las reuniones, parece mejor aprender a utilizarlas de forma más efectiva. Emplear bien el tiempo juntos, aprovechando la oportunidad para avanzar en el trabajo. Ser más productivos parece ser la respuesta. Como consultor, si aprendí bien mis lecciones, este sería el momento de ofrecer mis reglas de éxito, mi lista de claves a tener en cuenta para ser más efectivos y eficientes en las reuniones. Algo como en este artículo que he leído por indicación de un amigo: “¿Cómo diseñar una agenda para una reunión efectiva?”, de Roger Schwartz para la Harvard Business Review (una lista con muchas ideas, casi demasiadas, aunque todas seguramente válidas). No tengo intención de hacerlo, y su lista me parece muy difícil de cumplir en un proyecto normal.

Bueno, tampoco puedo dejar de ofrecerte algunas sugerencias, porque el tema de las reuniones me persigue. Antes de entrar en detalle, debo confesar que he aprendido muy pronto a apreciarlas. Mismo antes de ser consultor, ya consideraba las reuniones un punto alto de la jornada de trabajo. Será porque ofrecían un foro de discusión oficial, en el que era previsto y “autorizado” pasar un tiempo debatiendo. Algo como las clases en la escuela, que siempre me han gustado. Además de ser un evento social, en el que todos compartimos un mismo tema central, la reunión funciona como un equipo temporal de trabajo. Y esto lo veo muy positivamente.

En mi trabajo final del postgrado en Computer Integrated Manufacturing (CIM), tuve la oportunidad de estudiar el tema en el marco de proyectos multifuncionales soportados por sistemas de información integrados (al final de los 80, todavía vivíamos en la era “pre-internet”). He dedicado algún tiempo en imaginar cual sería el rol de las reuniones de equipos en el futuro, cuando todos estuviesen permanentemente conectados, y no fuera realmente necesario utilizar las reuniones para intercambiar información. Todo iría por la red, aunque los miembros del equipo estuviesen dispersos por el planeta. Una cosa me parecía clara, las reuniones no serían eliminadas.

Ahora, viviendo en aquél “futuro”, seguimos hablando de las reuniones. Lo que me parece bien, de verdad. Mi conclusión de aquél trabajo, que por cierto no iba solo de reuniones, ha sido que mantener al menos unas pocas reuniones presenciales sería siempre muy recomendable. El equipo siempre se beneficiaría de la oportunidad de conocerse mejor personalmente, y de construir una relación más cercana. Y también de poder disfrutar de un par de horas fuera de la rutina, aunque siguiendo enfocados en las actividades del proyecto.

Pues, aquí tienes mis recomendaciones:

1. – Es bueno invertir algún tiempo en su preparación. No creo necesario llegar a los extremos sugeridos en el artículo mencionado antes, pero sí definir bien el contenido a tratar y el tiempo necesario para conseguir los objetivos de la reunión. La preparación de un buen documento que sirva de guión para las reuniones de seguimiento, por ejemplo, es una de las claves de la efectividad en la consultoría. Y una agenda válida puede ser tan solo una lista de puntos a tratar, o el índice de los capítulos de la presentación que servirá de base.

2. – Es importante aportar información a los participantes con antelación. Todos agradecen conocer con antelación más detalles de la reunión, aunque no encuentren el tiempo necesario para leer en detalle el documento enviado, contestar al cuestionario de preparación o aportar sugerencias para revisar la agenda inicial propuesta. Una nota breve, con los objetivos, los detalles del local, con la hora y duración prevista, y una lista de puntos a tratar es casi siempre suficiente. Naturalmente, es fundamental tener en cuenta qué esfuerzo será necesario para esta comunicación (algún contenido solo está disponible a última hora) y qué información no debe ser enviada antes del evento, en función de los objetivos de la reunión. También recordar que un eventual reenvío y distribución de lo que ha sido enviado antes está fuera del control del promotor de la reunión.

3. – Es fundamental dirigir bien la reunión (o moderarla, siendo políticamente más correcto). Para ello, el consultor normalmente diseña un hilo conductor bien estructurado para la presentación que servirá de base. La secuencia de introducción de los temas a presentar y la ruta a seguir para argumentar y debatirlos son aspectos clave para el consultor. También la necesidad de contar con la autoridad de su cliente, que debe estar presente, liderar los miembros del equipo interno de la organización y promover la toma de decisión.

Creo que con esto ya tendrías bastante para aumentar mucho la efectividad de las reuniones que promueves. Sin olvidar el acta, que ya entraría en la categoría de documentos críticos. En cualquier caso, la mayoría de las listas de ideas y técnicas para mejorar la gestión de reuniones se centra precisamente en estos aspectos: preparación, duración, contenido y ejecución. Y con sentido común se puede conseguir mucho, sin tener que eliminar las sillas, por ejemplo, como en la moda de hacer reuniones en pie para reducir el tiempo.

Finalmente, en un mundo cada día más virtual, con webinars, vídeo conferencias e imágenes holográficas, las reuniones ofrecen un raro momento de conexión personal, y de desarrollo del equipo. Acabo con un repaso de mis notas de un artículo antiguo de Lucy Kellaway, columnista del Financial Times, que concluía con el reconocimiento de que las reuniones, como mínimo, ofrecían una buena oportunidad de pasar un rato con personas reales, alternativa más agradable que ordenadores; una forma de no hacer nada sin tener sentimientos de culpa; una fuente de informaciones útiles sobre tus compañeros de trabajo; un palco para demostrar tus talentos; y, si tienes suerte, una ocasión para disfrutar del café y las galletas de cortesía.

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