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Reflexiones, consejos y recomendaciones para ejercer la profesión de consultor

Aprende de la consultoría, cómo asegurar que tu proyecto avanza

¿Cómo agilizar los proyectos, para conseguir los resultados esperados? Parece que cada día surgen más proyectos e iniciativas, y la pila en la bandeja de entrada no para de crecer. No hay duda de que el negocio necesita de ellos para innovar, abrir nuevos mercados y ser más eficiente, pero llevarlos a cabo no parece trivial. Los proyectos se inician y se paran, en algún punto de la organización, después de alguna reunión de trabajo, a la espera de algún documento o decisión de la dirección. No faltan ideas ni conocimientos, el equipo en general está bastante cualificado para enfrentarse al reto con éxito. Falta tiempo, recursos, presupuesto, motivación.

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No es fácil cambiar esto, ya que el propio diseño de la organización crea dificultades para los proyectos. Construida con unidades semipermanentes, asociadas a los procesos comerciales, operativos y administrativos rutinarios, la estructura no favorece a la organización temporal de los proyectos. Cada jefe de área quiere controlar todo lo que se hace en su ámbito, y normalmente está poco interesado en ayudar a las otras áreas. Sus incentivos y perspectivas de desarrollo no están ligados a los proyectos, especialmente si están bajo la responsabilidad de otros. En este entorno, ¿cómo promover iniciativas multifuncionales? Todos aquellos proyectos importantes deben atravesar las barreras entre los departamentos, y con frecuencia hasta atraviesan las propias empresas (con proveedores, socios y clientes).

Tampoco los equipos están por la labor de mover los proyectos por su cuenta. Si las empresas casi nunca valoran el éxito en la gestión de un proyecto, la situación es aún peor en relación a la “simple” participación en ellos. No hay medallas por el valor en el soporte al jefe del proyecto, ni buenas notas para el expediente. Y la promoción con la deseada mejora de sus condiciones depende del jefe funcional, que tiene otras prioridades y necesita de su equipo totalmente enfocado en el soporte a su propia carrera, a la mejora de sus indicadores de resultados. Pobres proyectos.

Con estas prioridades, tampoco se invierte en un esfuerzo sistemático de mejora de las capacidades internas de diseño y gestión de proyectos. Faltan programas de formación en las habilidades de trabajo en equipo, en metodologías de solución de problemas complejos y en las habilidades de comunicación, como la redacción de informes y la preparación de presentaciones. No se desarrolla una cultura de análisis de inversiones en proyectos, con base en “business cases” objetivos, ni se debaten los resultados de las iniciativas llevadas a cabo. Faltan medios de soporte tecnológico, como plataformas internas de colaboración o sistemas de apoyo y gestión del flujo de información en proyectos. Aunque estén instalados como parte de un sistema completo, no son utilizados (excepto por un selecto grupo de aficionados). No es fácil.

Delante de este cuadro, puedo afirmar que el uso de un equipo consultor externo acaba siempre teniendo un impacto muy positivo sobre el proyecto de la empresa. El proyecto avanza, por fuerza. He podido observar esto en casi todos los más de 50 proyectos realizados para empresas de diferentes sectores, y en muchos otros con los que he tenido algún contacto. Si crees en mí, aquí tienes mis reflexiones sobre porqué los proyectos funcionan mejor con el apoyo de consultores:

El proyecto tiene identidad y está normalmente mucho mejor definido, habiendo sido objeto de un documento de una propuesta y un debate del alcance más adecuado. Y todo está bien documentado, desde un primer momento.

El consultor desarrolla su trabajo en proyectos, y está acostumbrado a vivir en estas unidades organizativas temporales, dedicadas a un objetivo concreto. Todo su aprendizaje de habilidades, métodos y herramientas está orientado al proceso de diseño y gestión de proyectos.

Los incentivos son para los resultados de los proyectos. El desarrollo profesional del consultor está directamente ligado a la efectividad y eficiencia en sus proyectos, tanto si es el jefe, un miembro más del equipo, o el socio del negocio. En una empresa de servicios profesionales, el resultado de los proyectos de los clientes sí cuentan, y mucho.

La dirección de la empresa está motivada en apoyar al equipo consultor, abriendo las puertas de la organización y eliminando barreras funcionales. Sea por el coste del proyecto, la importancia estratégica del esfuerzo, o la contribución a la propia carrera de los directivos, los proyectos de consultoría tienen prioridad.

El consultor es flexible y gestiona con atención las expectativas del cliente para poder llegar a un resultado adecuado en el plazo acordado. La mentalidad de servicio juega un papel importante aquí, y la conciencia de coste que obliga el hecho de haber puesto un precio en el proyecto y estar bajo permanente control del cliente y sus propios jefes. El efecto resultante es un ajuste permanente del enfoque y alcance del trabajo, que favorecen el avance y la conclusión satisfactoria del proyecto.

La verdad es que todos estos puntos pueden ser perfectamente replicados en la empresa. Son componentes fundamentales en el proceso de desarrollo de sus competencias para diseñar y gestionar de forma efectiva y eficiente sus proyectos. Con tantos proyectos de cambio y mejora en marcha, será seguramente una buena inversión dedicar atención a ello. Y, sin miedo, también invertir en algún proyecto con consultores para aprender de la experiencia.

One Trackback

  1. […] y surge el momento de aplicar la metodología básica de la consultoría al proyecto interno. Pero esto queda para otro […]

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